Erfolg durch agiles Vorgehen und Kommunikation

Laura begegnet Chaos mit Struktur, liebt die Kombination von Technik und Gestaltung und hat grossen Spass am (Weiter-)Lernen. Das alles vereint sie als Projektleiterin im aktuellen Projekt für Electrosuisse.
Veröffentlicht am 16. Januar 2025

Laura, Dein aktuelles Projekt steht kurz vor dem Abschluss. Worum geht es?

Wir führen für unseren Kunden Electrosuisse Xpublisher als Digital-Asset-Management-, sowie als Redaktions- und Publishingsystem ein. Diese aufeinander abgestimmte Systemlandschaft ermöglicht es, neutrale Daten für Print, E-PDFs und die Web-Plattform NIN Online zu generieren. Mit möglichst maximaler Automatisierung und reduzierten Schnittstellen. Die Einführung von Xpublisher erstreckt sich über mehrere Themenfelder mit vielen Unbekannten.

Das hört sich recht komplex an. Auf einer Skala von 1 bis 10: Wo siehst Du dieses Projekt?

Ich würde es bei 8 bis 9 einstufen. Ein grosser Teil der Komplexität macht aus, dass die Inhalte Normen sind, also sehr strukturiert, und damit anspruchsvoll, um sie für alle Kanäle von der Erfassung bis zur Ausleitung kompatibel zu machen.

Mich interessiert, wie man Prozesse möglichst effizient modelliert. Ich bin immer pro Optimierung!

Wie seid Ihr vorgegangen, um die Komplexität herunterzubrechen?

Gestartet haben wir mit einem Vorprojekt. In einem gemeinsamen Workshop wurde das Zielbild und der Soll-Prozess skizziert, und anschliessend identifiziert, wo die Medienbrüche sind, die zu unnötigen Loops oder Rollenwechseln führen. Die entscheidende Frage lautete dann: Wo können wir optimieren? Zudem wurde der Hauptpain des Kunden identifiziert: Die Print-PDFs und die E-PDFs hatten unterschiedliche Layouts.

Aufgrund der Komplexität, des Umfangs und der Deadline haben wir uns dann für ein agiles Vorgehen entschieden. Heisst, die Konzept- und die Ausführungsphase finden nahezu gleichzeitig statt. Gemeinsam mit Electrosuisse haben wir konkrete Anforderungen in Form von User Storys mit Akzeptanzkriterien formuliert, um dann direkt mit der Umsetzung zu starten. Fortlaufend während des Prozesses überprüfen wir: Passt das, was wir besprochen haben? Ist das noch praktikabel, wenn sich gewisse Parameter ändern? Ein weiteres Plus: Agiles Vorgehen garantiert stets eine transparente und zuverlässige Umfang-, Budget-, Prioritäten- und Risikosteuerung.

Ihr habt das Projekt in Epics eingeteilt. Kannst Du das kurz erklären?

Epics sind Teilprojekte, die inhaltlich geclustert sind. Wir haben das Projekt in vier Epics aufgeteilt: DAM & Workflows, XML-Daten, Print-Publikation und Digital-Publikation. Am Anfang konnten alle Epic-Teams unabhängig voneinander arbeiten. Im Laufe der Zeit wurde die Zusammenarbeit immer enger, weil es immer mehr Abhängigkeiten und auch übergreifende Risiken gab. Wenn beispielsweise die XML-Daten fertig waren, hat das Epic-Team «Print-Publikation» diese getestet und wieder Feedback gegeben; immer hin und her, bis es stimmte.

Du bist Projektleiterin und warst gleichzeitig auch Epic Managerin «DAM». Du hattest also zeitweise eine Doppelrolle …

Ja, stimmt. Wir haben halt geschaut, wer für welche Epics zuständig sein kann, und da ich Fachexpertin für DAM bin, hatte ich zeitweise zwei Hüte auf. Da musste ich mich selber managen (lacht). Als Projektleiterin habe ich für das gesamte Projekt Umfang, Zeit und Budget im Blick, bin Ansprechperson für alle involvierten Partner und den Kunden, leite Meetings und koordiniere alle Abläufe.

Wie bist Du eigentlich dazu gekommen, solche Projekte «zu rocken»?

Nach jahrelanger Tätigkeit als Fotografin habe ich mich erst zur Techno-Polygrafin  und dann zur Technikerin in Fachrichtung Medientechnik weitergebildet. Praktische Erfahrungen  konnte ich in einer Werbe- und später in einer Retail-Designagentur in der technischen Umsetzung sammeln.

Nach ein paar Jahren in der Kreativbranche habe ich den Cut gemacht und beim Compendio Verlag angeheuert. Was für ein Wechsel: vom Oberchaotischen ins Oberstrukturierte mit ISO-Zertifizierung (lacht). Noch dort und später bei Edupartner (Spin-off 2020) habe ich bei der Entwicklung und Kundenintegration von Xpublisher mitgearbeitet. Es ging also Schritt für Schritt in diese Richtung.

«Bloss kein Schema X, es muss schon ein bisschen spicy sein.»
Laura Bigesse
Projektleiterin Publishing-Technologie

Wie bleibst Du auf dem Laufenden? Neue Programme, Digitalisierung, Projektmanagement – da kommt einiges zusammen …

Von meinen Kolleg:innen lerne ich am meisten, der Austausch untereinander ist so wertvoll – sowohl wissensmässig als auch bei Vorgehensweisen innerhalb eines Projekts.

Bei Edupartner gibt es immer wieder Weiterbildungen, zuletzt der EP-KI-Tag, und natürlich hatten wir auch Workshops zum agilen Arbeiten. Zudem habe ich die 1. Stufe der IPMA Zertifizierung Projektmanagement bei der Kalaidos Fachhochschule gemacht. Top Learning für mich: Kommunikation ist das Wichtigste im Projektmanagement. Man hat neben der fachlichen Projektleitung auch eine soziale Funktion: Das Team muss gut funktionieren, um das Projekt erfolgreich voranzubringen.

Überhaupt macht mir das (Weiter-)Lernen grossen Spass. Mich interessiert aktuell die Prozessmodellierung mit BPMN. Das ist ein Standard, das sowohl menschen- als auch maschinenlesbar ist, und User:innen durch einen Prozess leiten. Den Soll-Prozess beim Projekt Electrosuisse haben wir auch so dargestellt und implementiert.

Gutes Stichwort: zurück zu Deinem aktuellen Projekt. Wie war die Zusammenarbeit mit Electrosuisse?

Die war von Anfang an sehr gut, weil wir uns stets offen im Projekt austauschen. Seit Beginn des Projekts haben wir unsere zweiwöchentlichen Bi-weeklys, wo wir die nächsten Schritte besprechen und monitoren, wo wir anstehen. Dafür nutzen wir Wiki und Clickup als digitale Projektmanagement-Tools und haben dort auch alle Partner eingebunden.

Eine Besonderheit war das Risklog. Wie hat das funktioniert?

Hier wird das Risikomanagement – strukturiert nach allen Epics – abgebildet. Das so transparent zu handhaben, ist nicht selbstverständlich, aber für ein komplexes Projekt wie dieses von grossem Wert. So ein Projekt braucht mehr, das Mindset aller Partner:innen war entscheidend!

Eine letzte Frage: Wie schaltest Du privat ab?

Ich liebe es Zeit mit meiner Famile oder mich mit meinen Freunden zu treffen. Kleine Interior-Design-Projekte zuhause. Ausserdem bin ich grosser Fan von True Crime. Auch da muss man systematisch vorgehen, um einen Fall zu lösen!