Damit kleine und mittelständische Verlage wirtschaftlich handlungsfähig bleiben, benötigen sie Unterstützung bei der Einführung von IT-Systemen. Die Taskforce IT-Standards des Börsenvereins des Deutschen Buchhandels erarbeitet dafür branchenspezifische Vorgaben für Lösungsansätze.
Das Ziel: Modulare Standardlösungen, die jeder Verlag für sich einsetzen kann.
Mehr als 50 Mitglieder der Taskforce arbeiten gemeinsam und in Arbeitsgruppen an Best-Practice-Lösungen. Damit soll die Kommunikation zwischen Verlagen und IT verbessert und die Anforderungen an Softwarefirmen besser formuliert werden können. Die ersten Ergebnisse präsentierten sie im Januar 2024: ein beispielhafter Gesamtprozess und 25 standardisierte Teilprozesse aus dem Verlagswesen.
Übersicht über die Systemlandschaft von Verlagen
Neben den Prozessen, die in einem Verlag ablaufen, sind auch die Systeme, durch die die Prozesse dann laufen, von Bedeutung. Eine erarbeitete Systemlandschaft entlang der Wertschöpfungskette gibt Orientierung für die fünf grossen Bereiche der IT-Landschaft eines Verlages.
Content-Systeme
DAM (Digital Asset Management)
Text- bzw. XML-Editor
Publishing-System
Prozess-System
Workflow-Engine
Business-Systeme (Kernprozesse)
ERP (Enterprise-Resource-Planning)
PIM (Product Information Management)
CRM (Customer Relationship Management)
Rechte-Management
eCollaboration
Business-Systeme (Kunden-Kommunikation)
Software für den Kundenservice
Web-CMS (Content-Management-System)
Webshop
Newsletter-Tools
Social-Media-Tools
Business-Systeme (Sekundär-prozesse)
Buchhaltungssysteme
BI (Business Intelligence)
HRMS (Human Resource Management Systeme)
Dokumenten-Ablage & -Management
Die ausführliche Übersicht der Systemlandschaft auf der Website des Börsenvereins.
In einem Verlag kommen viele verschiedene Systeme zum Einsatz – sei es für die Erstellung von Inhalten, die Adressverwaltung und Kundenkommunikation, für die Buchhaltung uvm. Ein umfangreiches Glossar gibt einen Überblick und Empfehlungen zu den in der Branche eingesetzten Softwaresystemen für Verlage unterschiedlicher Grösse.
Teilprozesse und User-Stories
Prozesse sind eine logische Abfolge von Tätigkeiten. Jeder Prozess ist ein Teil eines Gesamtablaufs: von der Idee über die Entwicklung, Planung, Erstellung, Produktion bis hin zum Vertrieb. Die Definition eines Soll-Prozesses zeigt, wie in Zukunft gearbeitet wird.
Die entscheidende Frage lautet, welches Ziel der Prozess verfolgt und was damit erreicht werden soll. Daraus lässt sich ableiten, welche Anforderungen an eine Softwarelösung gestellt werden und in welchen Bereichen sie Unterstützung bietet.
Um Erwartungen und Anforderungen an eine Verlagssoftware formulieren zu können, sind User Stories ein hilfreiches Werkzeug. User Stories beschreiben, was mit einem Produkt oder einer Tätigkeit umgesetzt oder erreicht werden kann.
- Sie sind punktgenau und auf eine bestimmte Situation formuliert.
- User Stories beschreiben, was die Benutzer erreichen wollen, und nicht, «welche Knöpfe sie dafür drücken sollen».
- Sie sind lösungsoffen formuliert und beschreiben nicht die technische Umsetzung.
- In der User Stories stehen die Endbenutzer:innen im Mittelpunkt der Betrachtung und nicht die Software.
Wir haben für die Bereiche Lektorat, Honorare & Lizenzen, Kundendatenmanagement und Produktion Teilprozesse und eine grosse Anzahl User Stories zusammengetragen. Diese lassen sich miteinander zu ganzen Verlagsworkflows verknüpfen.
Carsten Schwab, Leiter Publishing bei Edupartner
Auch wir waren aktiv: Als treibende Kraft der Taskforce IT-Standards modellieren wir universell nutzbare Produktionsprozesse und implementieren diese in Xpublisher on Fabasoft Proceco, einem der modernsten Publishing-Systeme. Ergänzt wird dies durch das bewährte parsX Framework, das Publikumsverlagen seit 15 Jahren erfolgreiche XML-first-Workflows ermöglicht.
In nur drei Monaten richten wir ein voll funktionsfähiges und produktives Digital-Asset-Management- und Redaktionssystem ein, das sofort einsatzbereit ist.
Tipp
Am 12. September 2024 veranstaltete der Börsenverein ein kostenloses Webinar, an dem unser Leiter Publishing Carsten Schwab die Ergebnisse mit vorstellte:
Die Taskforce IT-Standards
Gerade kleinen und mittleren Unternehmen fehlt es an Geld, technischem Know-how oder freien Personalressourcen, um die notwendige Software oder IT-Infrastruktur zu installieren. Sie laufen damit Gefahr, ihre Wettbewerbsfähigkeit zu verlieren und nicht zeitgemäss und wirtschaftlich am Markt agieren zu können. Unser Leiter Publishing Carsten Schwab hat hierfür zusammen mit dem Börsenverein des Deutschen Buchhandels, dem Schweizer Buchhandels- und Verlagsverband SBVV und dem Hauptverband des österreichischen Buchhandels im September 2022 die Taskforce IT-Standards initiiert. Die länderübergreifende Taskforce besteht aus rund 50 Verlagsvertreter:innen, Mitarbeitenden von Softwareunternehmen und Berater:innen.
Sprecher der Taskforce sind Carsten Schwab und der Verleger Seven Nieder vom Kraterleuchten Verlag.