In den vergangenen Jahren haben wir viele Kund:innen dabei begleitet, ihre Publishing-Prozesse zu analysieren und zu optimieren. Warum wir das so gut können? Wir kommen aus der Verlagswelt und bringen mehrjährige Expertise in Print und Digital Publishing mit – sozusagen Best Practice. Deshalb können wir bei der Analyse und bei den Zielbildern auf bestehendes Know-how und Erfahrung zurückgreifen.

Denn was anfänglich unmöglich scheint und sich anfühlen kann, als würde man die Büchse der Pandora öffnen, wird durch gute Beratung und Begleitung zu einem strukturierten und zielführenden Vorgehen. Unsere Beobachtungen teilen wir hier gerne.

Wie anfangen?

Viele Produktionsprozesse sind im Laufe der Jahre und mit sich veränderten Anforderungen gewachsen. Oftmals musste zu jener Zeit reagiert werden, womit wieder eine neue Anbindung gemacht war – zudem noch für viel Geld. Mit einem Anbieter, der damals state of the art war. Und heute? Wie sieht es da aus?
Digitalisierung verändert vieles, Prozesse beschleunigen sich, neue Produkte müssen erstellt und dann noch digital ausgeliefert werden. Ausgangslage oft: die Workflows sind auf Print-Erstellung ausgerichtet, eBooks werden separat produziert und mit einem weiteren Anbieter Daten in eine Lern-Plattform gebracht. Viele Absprachen sind nötig, die Daten sind teilweise nicht «erreichbar» oder nur umständlich zu aktualisieren.

Einige der gängigsten Painpoints:

• Keine Datenhoheit
• Prozesse durch verschiedene Partner «fremdgesteuert»
• Workflows separat und sehr umständlich
• Systemlandschaft mit unterschiedlichen Dienstleistern
• Content muss mehrfach erfasst werden, damit er in verschiedene Kanäle kann
• Grosse Aufwände für Betreuung, Dienstleister und Prozesse

Kommen auch Ihnen ein paar Punkte sehr bekannt vor?

Vorgehen

Wie gehen wir nun vor, wenn wir uns bestehende Publishing-Prozesse und Workflows anschauen? Ganz wichtig: Wir machen das stets gemeinsam mit unseren Kund:innen und auch mit den wichtigsten externen Partnern – auf Augenhöhe versteht sich.

• Kick-off mit Workshops
• Skizzierung Zielbild
• Konkrete Anforderungen für zukünftige Systemlandschaft definieren
• Erhebung IST-Zustand mit Bewertung/Empfehlungen
• Vorprojekt mit Userstorys, Epics und Akzeptanzkriterien sowie Analyse, Testdaten
• Projektplan erstellen
• Einführung optimierte Prozess- und Systemlandschaft

Die gute Nachricht: Quick Wins

Nicht alles muss schlecht sein. Sind etwa automatische Übersetzungen gut, warum ändern? Oder dass die Nutzer:innen mit der Plattform zufrieden sind. Ist doch super! Es gibt also auch Bestätigungen. Und es gibt meistens eine Reihe von relativ einfach umzusetzenden Verbesserungen, die sich ohne hohe Investitionen oder tiefgreifende organisatorische Veränderungen erzielen lassen.
Oftmals sind es Kleinigkeiten, die einen wieder in den Drivers Seat bringen. Beispielsweise können die vertraglichen Beziehungen zu externen Dienstleistern analysiert werden, um auf vertraglicher Ebene Zugriffsrechte oder die Verfügbarkeit von strategisch bedeutsamen Datensätzen (inklusive Druck- und Erstellungsdaten) zu gewährleisten.

Wie weiter?

Anfangen! Innerhalb kurzer Zeit lassen sich vorzeigbare – und noch wichtiger – sich auszahlende Ergebnisse erzielen. Je eher man sich auf den Weg macht, desto eher ist man am Ziel. Und das kann so aussehen:

• Aktuelles Redaktionssystem
• Arbeitsaufwände Redaktion und Produktion sind reduziert
• Datenhoheit zurückerlangt
• Im Lead sein bei allen Prozessschritten
• Schnittstellen sind minimiert
• nicht notwendige Schlaufen sind entfernt
• Datenausleitungen in verschiedene Kanäle möglich

Kling zu schön, um wahr zu sein? Es ist möglich!